Cómo obtener un EIN si estás fuera de EE. UU.

El Employer Identification Number, o EIN, es el número de identificación fiscal de tu empresa. Lo necesitas para abrir una cuenta bancaria empresarial, configurar la mayoría de los procesadores de pago y presentar los formularios fiscales de tu empresa. Para quien vive en EE. UU., se obtiene en diez minutos en línea. Si fundaste tu empresa desde otro país, requiere un poco más de planificación.

Por qué el formulario en línea no te sirve

La solicitud en línea del IRS pide el Social Security Number (SSN) o el ITIN de la "parte responsable" (responsible party) de la empresa, que suele ser el dueño. Si no tienes ninguno de los dos, no puedes completarla. En su lugar, quienes solicitan desde el extranjero usan el Formulario SS-4, la versión en papel de la misma solicitud, y lo envían de una de estas tres formas.

Tres formas de solicitarlo

Por teléfono

Si estás fuera de EE. UU., puedes llamar al IRS al +1 (267) 941-1099. No es un número gratuito y la espera puede ser larga, así que llama desde una línea con minutos internacionales baratos. Ten a mano un SS-4 ya completado: el agente lo revisará contigo y te dará el EIN al final de la llamada. La persona que llama debe estar autorizada para recibir el EIN. Antes de llamar, consulta el horario de atención actual en IRS.gov.

Por fax

Envía por fax el SS-4 completado al +1 (304) 707-9471 desde fuera de EE. UU., o al (855) 215-1627 desde dentro de EE. UU. Incluye un número de fax para la respuesta; el IRS suele enviarte el EIN por fax en unos cuatro días hábiles. Si no tienes una máquina de fax, los servicios de fax en línea funcionan bien.

Por correo postal

Envía el formulario a Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999. Es la vía más lenta: normalmente cuatro semanas o más, además del tiempo del envío internacional.

Cómo llenar el Formulario SS-4

Casi todo el formulario es sencillo: el nombre legal tal como aparece en los documentos de constitución, el tipo de entidad, el estado donde constituiste la empresa y el motivo de la solicitud. Algunas líneas suelen causar confusión:

Identificación fiscal de la parte responsable (línea 7b). Si no tienes SSN ni ITIN, escribe "Foreign" en lugar de dejarla en blanco.

Dirección postal. Usa una dirección donde puedas recibir correo de forma confiable. Ahí llegará la carta de confirmación de tu EIN, la CP 575.

Número de teléfono. Cerca de la firma hay un campo para el número de teléfono del solicitante. Si algo en tu formulario no está claro, el IRS podría llamar a ese número. Usa uno que puedas contestar en horario laboral de EE. UU., estés donde estés.

Un detalle: con TwinNumber puedes llamar al IRS desde tu navegador y recibir sus llamadas en el mismo número.

Después de obtener tu EIN

Anótalo en cuanto lo recibas y guarda la carta CP 575 en un lugar seguro; los bancos suelen pedir una copia. Si la pierdes, puedes pedirle al IRS una confirmación de reemplazo, la Letter 147C. Después, agrega el EIN a tu solicitud bancaria y a tu procesador de pagos, y anota tus fechas límite de declaración.

Errores comunes

Un nombre que no coincide. El nombre legal en el SS-4 debe coincidir exactamente con tus documentos de constitución, incluido "LLC" o "Inc."

Solicitarlo dos veces. Si todavía no te llega la respuesta a tu fax, espera y llama antes de volver a enviarlo. Las solicitudes duplicadas pueden generar dos EIN.

Un teléfono al que no se puede llamar. Si no puedes contestar ese número, una simple pregunta sobre tu formulario puede frenar todo el proceso.

Pagar por algo gratuito. El IRS no cobra por el EIN. Los servicios de gestión pueden ahorrarte tiempo, pero son opcionales.

Esta guía es información general, no asesoría fiscal. Los números, horarios y plazos del IRS cambian; consulta IRS.gov antes de presentar tu solicitud y habla con un profesional de impuestos sobre las obligaciones fiscales de tu empresa.